POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE SCRIBENS

Le responsable de traitement est la société SCRIBENS (« SCRIBENS »), SARL au capital de 100 euros, inscrite au RCS de MONTPELLIER sous le numéro 841 985 633, ayant son siège social 650, avenue du Pirée, 34.000 MONTPELLIER.

SCRIBENS peut être contactée aux coordonnées suivantes :

• Par courrier, à l’adresse suivante : SCRIBENS, 650, avenue du Pirée, 34.000 MONTPELLIER.
• Par mail, à l’adresse : [email protected]
• Par téléphone, au numéro : +33 7 83 57 45 16 du lundi au vendredi de 9H00 heures à 17H30 heures, hors jours fériés.

La présente politique de confidentialité, ci-après la « Politique de Confidentialité », a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles SCRIBENS, en sa qualité de responsable de traitement, recueille et utilise des données à caractère personnel des utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») dans le cadre de l’utilisation du site Internet « scribens.fr » (le « Site ») qu’elle édite et du service, notamment payant (« Service Premium »), qu’elle propose.

Dans le cadre de l’utilisation des services proposés par SCRIBENS, de sa navigation sur le Site, et, de manière générale, de ses échanges avec SCRIBENS, l’Utilisateur est amené à communiquer des données à caractère personnel le concernant. C’est notamment le cas lorsqu’un Utilisateur (i) crée un compte utilisateur, (ii) accepte de recevoir des notifications, (iii) souscrit à un abonnement, et (iv) échange avec SCRIBENS par courrier postal, email, ou via le formulaire de contact disponible dans la rubrique « Nous contacter ».

Conformément aux dispositions du Règlement Européen n°2016/679 du 27 avril 2016, dit « Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD », et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, SCRIBENS assure la collecte et le traitement des données à caractère personnel dans les conditions décrites ci-dessous.

SCRIBENS peut être amenée à modifier la présente Politique de Confidentialité, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, la date de mise à jour en-tête des présentes sera modifiée.

Lorsque cela sera nécessaire, les Utilisateurs seront informés ou sollicités afin d’éventuellement recueillir leur consentement. Il est conseillé de consulter régulièrement cette page Politique de Confidentialité afin d’être informé des éventuelles modifications ou mises à jour susceptibles d’y être apportées.

Les catégories de données à caractère personnel que SCRIBENS peut être amenée à collecter et traiter sont les suivantes :

• Données d’identification : prénom, nom de famille, pays ;
• Données de connexion : nom d’utilisateur, mot de passe ;
• Données de contact : adresse email, adresse postale ;
• Données liées à l’utilisation des services : textes saisis par les utilisateurs ;
• Données bancaires : type de carte bancaire utilisée, coordonnées bancaires, compte utilisateur PayPal, étant précisé que ces données ne sont utilisées qu’au moment du paiement mais non conservées par SCRIBENS ;
• Données de transaction : services commandés (nature, durée, date d’expiration, etc…), services exécutés, services remboursés, options de correction ;
• Données de navigation : connexions sur le compte utilisateur ;
• Données techniques : terminal utilisé, navigateur internet, OS, adresse IP, numéro MAC.

Lors de la collecte de données par le biais de formulaires, le caractère obligatoire ou facultatif de certains champs de données est indiqué par la présence d’un astérisque. Les données à caractère personnel identifiées par un astérisque sont obligatoires. Si le champ n’est pas renseigné, la requête ne pourra pas être traitée.

L’Utilisateur reconnaît que, en communiquant volontairement les données requises, il accepte que ces données soient traitées dans les conditions et pour l’ensemble des finalités indiquées ci-après.

SCRIBENS collecte les données à caractère personnel directement auprès des Utilisateurs, en particulier à l’initiative de ces derniers, notamment par la création d’un compte utilisateur.

• La souscription et l’exécution des abonnements et les services annexes (facturation, réclamations, etc…). Le traitement est fondé sur le contrat.
• La gestion des comptes utilisateurs. Le traitement est fondé sur le contrat.
• La gestion et le fonctionnement du Site et des accès aux différents espaces du Site. Le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de SCRIBENS d’assurer la sécurité et le bon fonctionnement du Site et de l’intérêt légitime des Utilisateurs à bénéficier des fonctionnalités gratuites proposées sur le Site.
• L’évaluation et l’optimisation des services proposés et du Site. Le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de SCRIBENS de mesurer la satisfaction des clients et d’améliorer ses services.
• Répondre aux sollicitations des Utilisateurs et notamment à toute demande d’information ou de contact relative aux services proposés par SCRIBENS. Le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de SCRIBENS à répondre aux sollicitations et l’intérêt légitime des Utilisateurs à obtenir une réponse.
• Contacter les clients à des fins commerciales et de marketing. La base juridique du traitement est le consentement, qui peut être retiré à tout moment moyennant le simple envoi d’un courrier ou d’un e-mail aux coordonnées figurant en tête de la présente Politique de Confidentialité.
• Utiliser des cookies non nécessaires. La base juridique du traitement est le consentement, qui peut être retiré à tout moment.
• Gérer la comptabilité et répondre aux obligations fiscales. Le traitement est fondé sur une obligation légale.
• Gérer les demandes d’exercice des droits des Utilisateurs. Le traitement est fondé sur une obligation légale.

Les données sont traitées exclusivement, dans la limite de leurs attributions respectives, (i) par les services internes de SCRIBENS, et spécialement ses services clients, informatique, communication, marketing et juridique et (ii) par ses prestataires externes dont notamment les prestataires informatiques (par exemple : webmaster, hébergeur, éditeur logiciel), les prestataires spécialisés dans les services bancaires et comptables (par exemple : établissement bancaire et comptable), les prestataires juridiques (par exemple : avocats, conseillers juridiques).

Sous réserve des transferts mentionnés précédemment, les données ne sont pas transmises à des tiers. En particulier, elles ne sont pas vendues, échangées, transférées, ou autrement divulguées à un tiers sans le consentement de l’Utilisateur.

Par ailleurs, conformément à la réglementation en vigueur, les données collectées peuvent être transmises aux tiers autorisés par la loi et notamment aux autorités compétentes sur requête (par exemple : les organismes publics), exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que pour les besoins d’enquêtes sur des infractions commises sur internet.

Enfin, si SCRIBENS est impliquée dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, elle pourra être amenée à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris les données à caractère personnel des Utilisateurs. Le cas échéant, les Utilisateurs seront informés du transfert de leurs données personnelles à une tierce partie.

SCRIBENS conserve les données à caractère personnel des Utilisateurs uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ces données sont collectées.

La durée de conservation des données à caractère personnel des Utilisateurs est la suivante :

• Données collectées dans le cadre d’un abonnement :
  • pour toute la durée d’exécution de l’abonnement,
  • au-delà :
    • pour les données relatives au contrat : pendant 5 ans à titre de preuve au sens du Code civil,
    • pour les données comptables : pendant 10 ans au titre des obligations comptables issues du Code de commerce.
  Sauf consentement spécifique, les données bancaires ne font l’objet d’aucune conservation et sont supprimées immédiatement après le paiement effectif de la commande.
• Données collectées dans le cadre de la création d’un compte utilisateur :
  • pendant toute la durée d’activation du compte utilisateur jusqu’à sa clôture ou à l’issue d’une période d’inactivité du compte utilisateur de 3 ans,
  • au-delà :
    • pour les données relatives au contrat : pendant 5 ans à titre de preuve au sens du Code civil,
    • pour les données comptables : pendant 10 ans au titre des obligations comptables issues du Code de commerce.
• Données collectées dans le cadre de l’utilisation des services :
  • pour l’ensemble des textes saisis : aucun texte n’est conservé dans les serveurs SCRIBENS, ni transmis à des tiers.
  • pour les textes récents des clients du service premium : 7 jours sous forme de brouillon à compter de leur saisie sous condition que le Client ait préalablement activé la fonction de sauvegarde associée.
• Données collectées à des fins d’amélioration de la qualité des services fournis, d’évaluation de la satisfaction des Utilisateurs, et d’amélioration et optimisation du fonctionnement et de la sécurité du service et du Site :
  • le temps nécessaire pour atteindre la finalité poursuivie,
  • au-delà : 5 ans conformément au délai de prescription de droit commun ;
• Données collectées à des fins de prospection commerciale :
  • pendant 3 ans à compter de la dernière commande ou du dernier contact avec l’Utilisateur, à moins que le consentement n’ait été retiré avant cette échéance.
• Données collectées par les cookies et traceurs placés sur le terminal de l’Utilisateur : voir plus loin à la rubrique dédiée « cookies ».
• Données collectées par le biais des réseaux sociaux : la durée d’activation du compte de réseau social, sous réserve de l’exercice de son droit à l’effacement ou d’opposition par l’Utilisateur.

En tout état de cause, les données à caractère personnel de l’Utilisateur peuvent faire l’objet d’un archivage intermédiaire à des fins probatoires, conformément aux délais légaux de prescription, et selon les obligations réglementaires et légales de SCRIBENS.

Conformément aux recommandations de la CNIL, dans l’hypothèse où les données seraient conservées au-delà de la durée d’archivage intermédiaire, elles feront l’objet d’une procédure d’anonymisation afin de garantir que les Utilisateurs ne puissent pas être identifiés.

SCRIBENS met en œuvre les mesures techniques, organisationnelles et juridiques nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des Utilisateurs et ce, tant en ligne que hors ligne. En particulier, lorsqu’un Utilisateur effectue une demande de correction, son texte est crypté en SSL, envoyé à un web application firewall dans le but d’analyser les requêtes afin de prévenir contre les attaques malveillantes. Seules les requêtes acceptées sont ensuite envoyées vers les serveurs sécurisés de SCRIBENS.

L’Utilisateur est averti qu’il dispose du droit d’être informé, d’un droit d’accès, d’un droit de rectification, d’un droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), d’un droit d’opposition aux messages de prospection commerciale, d’un droit de retrait de son consentement à tout moment pour tout traitements fondé sur son consentement, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité des données, ainsi que du droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Pour exercer ses droits, l’Utilisateur est invité à prendre contact avec SCRIBENS aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la présente Politique de Confidentialité. SCRIBENS se réserve la possibilité de demander à l’Utilisateur un justificatif témoignant de l’identité de la personne concernée (copie de la carte nationale d’identité ou du passeport) en cas de doute sur l’identité de cette personne.

Par ailleurs, en cas de contestation portant sur le traitement de ses données à caractère personnel, l’Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la CNIL via le téléservice de plainte en ligne accessible à l’adresse www.cnil.fr/fr/plaintes ou par courrier postal en écrivant à : CNIL – Service des Plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75 334 PARIS CEDEX 07.

A titre informatif, conformément aux dispositions de l’article L.223-1 du Code de la consommation, il est indiqué à l’Utilisateur qu’il dispose du droit de s’inscrire gratuitement sur une liste d’opposition au démarchage téléphonique s’il ne souhaite pas faire l’objet d’une prospection par voie téléphonique.

Les données à caractère personnel des Utilisateurs ne font pas l’objet d’une prise de décision automatisée.

Les données personnelles collectées ne font pas l’objet de transferts hors du territoire de l’Union Européenne. Les données personnelles sont stockées au sein de l’Union Européenne dans des bases de données sécurisées opérées par SCRIBENS ou ses prestataires.

SCRIBENS utilise des fichiers appelés « cookies », susceptibles d’être enregistrés sur le terminal de l’Utilisateur. Un cookie est un fichier texte stocké par le navigateur, qui lui permet de conserver des informations entre les pages internet et les sessions de navigation.

L’Utilisateur peut se reporter au site de la CNIL pour obtenir des informations complémentaires sur les cookies : https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-traceurs-que-dit-la-loi.

Ces cookies enregistrent des informations relatives à la navigation de l’Utilisateur sur le Site et stockent des informations que l’Utilisateur a saisies durant ses utilisations du Site.

Le Site utilise des cookies nécessaires à leur fonctionnement, notamment des cookies permettant de mémoriser les informations de connexion (identifiant et mot de passe), ainsi que les cookies de sécurisation des paiements.

Le Site utilise des cookies également relatifs au ciblage publicitaire, à la réalisation de statistiques ainsi qu’à des fonctionnalités de personnalisation du Site et enfin des cookies de partage de réseaux sociaux.

Ces cookies sont les suivants :

• Cookies essentiels :

L’Utilisateur peut également paramétrer son navigateur afin que celui-ci indique aux sites consultés son souhait de ne pas être suivi (« Do Not Track »).

Dans le cas où l’Utilisateur se connecte aux services SCRIBENS en utilisant les boutons applicatifs de réseaux sociaux mis à disposition sur le Site, SCRIBENS aura accès à certaines des données relatives au compte de l’Utilisateur sur ledit réseau social (notamment ses noms, prénoms, pseudonyme, photographie du profil, date de naissance, message de présentation, publications, adresse e-mail, éventuellement numéro de téléphone et messages échangés), et ce conformément aux conditions générales d’utilisation du réseau social concerné.

Il est ainsi possible pour l’Utilisateur d’interagir en cliquant sur des boutons applicatifs représentant des sites et applications tierces, et notamment de donner un avis via les boutons de réseaux sociaux présents sur le Site. Cette action a pour effet, d’une part, de transférer des informations des sites tiers concernés à SCRIBENS, et d’autre part, de permettre au réseau social concerné de suivre la navigation de l’Utilisateur sur le Site, conformément aux conditions générales d’utilisation du réseau social concerné.

En toute hypothèse, l’Utilisateur est responsable de ses relations contractuelles avec ces plateformes et sites tiers (profil, paramètres de confidentialité). En aucun cas SCRIBENS ne saurait supporter la responsabilité de quelconque dommage résultant de l’utilisation de ces plateformes.

A ce titre, SCRIBENS recommande aux Utilisateurs de prendre connaissance des politiques de confidentialités applicables sur chacune de ces plateformes afin de configurer leurs paramètres de confidentialité. L’Utilisateur peut également bloquer le traçage provenant des boutons des réseaux sociaux dans les pages de référence des réseaux concernés. L’utilisateur est invité à prendre connaissance de la politique de gestion de ces cookies de réseaux sociaux sur les sites concernés. Le blocage des boutons peut également être obtenu à l’aide de l’extension logicielle libre et gratuite Privacy badger disponible à l’adresse suivante : https://chrome.google.com/webstore/detail/privacy-badger/pkehgijcmpdhfbdbbnkijodmdjhbjlgp?hl=fr